3 moduri de organizare a proiectelor pentru a lucra la full capacity

Ești operations manager într-o companie în care cererea pentru produsele sau serviciile oferite depășește uneori capacitatea echipei de a le livra? Sună a scenariu de vis, pentru că potențialul de producție al companiei este atins, dar în acest moment, în cele mai multe afaceri apar și problemele de organizare și prioritizare. Ca manager, trebuie să te asiguri că în aceste momente echipa ta nu este suprasolicitată.

Operations Manager este un rol de management într-o companie, care se ocupă cu supravegherea și optimizarea producției de bunuri sau prestării de servicii. Acest rol este similar cu cel de Project Manager, doar că spre deosebire de proiecte, care au condiții clare clare de finalizare, ”operațiunile” dintr-o firmă sunt continue și au nevoie de supraveghere continuă.

În acest articol, voi încerca să îți explic modul în care abordez eu aceste probleme atunci când apar. Exemplele mele se bazează pe domeniul marketingului, fiind și domeniul de activitate Kiwi, dar pot fi extrapolate pentru orice domeniu de afaceri.

3 Scenarii în care poți face diferența

Regândește campaniile în jurul punctelor forte

O campanie de marketing presupune colaborarea tuturor departamentelor – web, design, copy și PR. Dacă, spre exemplu, din motive de prioritizare sau absențe, departamentul de copy nu poate oferi textele necesare, întreaga campanie poate fi regândită într-un mod mult mai vizual. O serie de imagini persuasive și o campanie puternică de PR pot compensa lipsa unui copywriting puternic.

De asemenea, dacă din motivele menționate mai sus, departamentul de design nu poate livra toate materialele grafice gândite inițial, campania poate fi restructurată în jurul unui copywriting de calitate, cu texte și titluri persuasive și de impact.

După acest model, orice campanie sau proiect poate fi adaptat în jurul punctelor forte și a membrilor echipei disponibili în acel moment. Astfel de decizii nu se iau pur și simplu, ci presupun o regândire a campanie sau a proiectului pentru a utiliza la maxim resursele existente.

Dacă scopul final al campaniei poate fi atins și într-un alt mod, nu există niciun motiv pentru a nu regândi strategia inițială, și a o înlocui cu una (mai ușor) realizabilă.

Creează proceduri clare

Se poate pierde timp prețios în procesul de creare a materialelor/produsului/serviciilor din cauza lipsei de proceduri. Dacă munca echipei cu care lucrezi nu are proceduri clare și simplu de urmat și adaptat, înseamnă că le irosești timpul. Spre exemplu, crearea contentului pentru un landing page nou, nu trebuie lăsat la mila inspirației de moment a copywriterului.

Procedurile sunt pași clari de urmat pentru realizarea oricărui proiect. Cine trebuie să parcurgă etapele, cine trebuie să le verifice și ce resurse sunt necesare pentru fiecare punct al proiectului.

Cu ajutorul unui guideline bine structurat care prezintă formatul unui landing page conform viziunii companiei la care lucrezi și care se aplică indiferent de situație, contentul este mult mai ușor de creat. De asemenea, procedurile sunt esențiale atunci când echipei i se alătură noi membri în perioadele aglomerate de lucru (când timpul pentru training este limitat).

Cine ar trebui să creeze aceste proceduri? Dacă ocupi funcția de manager de mult timp și cunoști îndeaproape echipa și modul de lucru al fiecărui departament, le poți crea chiar tu. Dacă nu, această responsabilitate revine team leaderilor, adică celor mai experimentați membri din fiecare departament.

Folosește un soft de management eficient

Un software de management precum Trello sau Podio devine necesar pentru a ține evidența proiectelor atunci când numărul acestora crește și nivelul de complexitate devine mai ridicat.

Dacă și în cazul companiei la care lucrezi unitatea de măsură a timpului este task-ul completat, atunci trebuie să te asiguri că fiecare task asignat echipei este structurat eficient – are un termen de finalizare concret, este prioritizat în funcție de task-urile deja existente, conține toate informațiile necesare membrului echipei care îl va îndeplini.

Un software de management eficient nu va ajuta doar echipa, ci și pe tine. Pe pagina/board-ul tău de proiecte poți ține un timeline concret, poți observa evoluția fiecărui proiect, poți comunica detalii importante și poți planifica și organiza ședinte. La Kiwi, noi folosim Trello, o aplicaţie care ne permite să ne organizam şi administrăm proiectele de business direct de pe laptop sau smartphone împreună cu colegii din echipa de lucru – aceştia din urmă având acces la documente şi putând face modificări în timp real pe proiectele de care sunt responsabili.

Fiecare membru al echipei poate crea câte un panou virtual („board”) pentru fiecare proiect, în cadrul căruia poate adăuga note („cards”). Aici, are posibilitatea de a ataşa documente, poze, comentarii, liste de verificare şi termene limită pentru finalizarea anumitor sarcini.

Pentru fiecare manager poate părea tentant ca atunci când volumul proiectelor crește ca soluția găsită să fie să ceară echipei să lucreze peste program pentru a duce la capăt campaniile/proiectele existente.

Overtime-ul poate reprezenta o soluție pe termen scurt, dar pe termen lung va duce la suprasolicitarea colegilor și la acumularea de frustrări. Sfatul meu este ca atunci când în urma aplicări metodelor prezentate mai sus, volumul de lucru tot este prea ridicat pentru echipa ta, sa schimbi direcția de comunicare spre client și să obții un nou termen de livrare.

Când echipa poate lucra constant și fără întreruperi, când are toate resursele necesare la îndemână în momentele cheie, atunci operations managerul își face treaba bine.

Un Operations Manager eficient este ca sarea în bucate, când totul merge bine nici nu îl observi. Dar dacă lipsește câteva zile… toată lumea ajunge să-i simtă lipsa foarte repede.

Distribuie acest articol pe retelele tale preferate de Social Media

Despre Autor

Oproiu Amanda
Oproiu Amanda

Operations Manager, OM, la Kiwi. Pasionată de copywriting și strategii de Marketing. Movie junkie. Te voi ține la curent cu noile trenduri în Marketing.